Organización de administración documentaria y gestión de archivos - Lima

ORGANIZACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTARIA
Y GESTIÓN DE ARCHIVOS
ESTRUCTURA CURRICULAR:
FUNDAMENTOS DE LA GESTIÓN DE ARCHIVOS
 Analizar la problemática de la administración de archivos
 El concepto moderno de archivo
 Características de un buen archivo
 Planificación de archivos
 Legislación relacionada a la Administración de Archivos
CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS
 Consideraciones previas a la clasificación de archivos
 Verificar las ventajas e inconvenientes de la centralización y descentralización
 Sistemas de Clasificación y organización:
 Sistema Alfabético Sistema Numérico Sistema
 Geográfico Archivos secretariales Sistema
 Cronológico Archivos departamentales Sistema por
 Asuntos Archivos centrales Elegir el sistema que
 mejor se adapta a cada tipo de documentación
 Compatibilidad entre estos sistemas de Archivo
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN
DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS
ANÁLISIS
 Identificar las necesidades vinculadas al manejo de la documentación
 Analizar los flujos de documentos y su relación con los flujos de trabajo
 Analizar los soportes documentales, el proceso de generación de documentos y las vías de recepción y difusión
 Detectar las duplicaciones e inconsistencias
DISEÑO
 Sistematizar los tipos de documentos: la validez del cuadro de Clasificación y su conversión a
Mapa Documental
 Determinar el ciclo de vida de la documentación: valor de uso y vida legal de los documentos
 Decidir la política de uso-conservación del papel versus documentos en soporte electrónico
 Definir las políticas de conservación, eliminación, almacenamiento y replicación de la documentación en soportes electrónicos. Gestión del espacio de almacenamiento electrónico: discos duros, CDROM, etc.
 Definir los criterios de organización de la documentación y pautas para su control y recuperación en sistemas automatizados
IMPLEMENTACIÓN
 Calendarizar el proceso de implantación: planificar el día a día y tomar decisiones respecto a la documentación histórica
 Elaborar los procedimientos de trabajo y asignar responsabilidades en materia de gestión
documental
 Establecer una política adecuada de comunicación de objetivos del proyecto y de formación y apoyo
COMO BRINDAR UN OPTIMO SERVICIO AL
USUARIO
 Como organizar el servicio de recepción.
 Como diseñar la numeración del expediente.
 Como registrar la documentación que ingresa al sistema
 Servicio de información de expediente ingresado
 Como recepcionar, calificar, codificar y hacer seguimiento de los documentos./ Como organizar los formatos, manuales y reportes
 Elaboración de inventarios y transferencia de documentos
L A E F I C I E N T E G E S T I Ó N D E L T R Á M I T E
DOCUMENTARIO
 Criterios para la clasificación y ordenación de documentos
 Distribución de documentos en las unidades administrativas.// Recepción, registro y salida de documento.// Diseño de la ficha para el control de gestión documental
 Numero de identificador./ Fecha y hora de recepción.// Clasificación de la información pública
 Clasificación de la información reservada y confidencial
 Sistemas de clasificación: orgánico funcional y mixto
 Métodos de ordenación y expedientación.
 Los documentos en préstamo y consultas
 Análisis de documentos y registro de inventarios.
 Criterios para la valoración primaria de documentación.// Calidad total en el Servicio del
trámite documentario al público.
 Que características debe reunir los documentos para recepcionar
 Tipos documentales y registro contables.
 Conservación de documentos.// La descripción de documentos y expurgo
 Concepción sistemática de gestión documental
 El sistema automatizado de gestión de la información archivística
ANALISIS DEL PROBLEMA DE ARCHIVO
 Comprender el concepto moderno de archivo.
 Examinar los índices de rentabilidad./ Planificar el archivo.
CONOCIENDO LA VIDA DEL ARCHIVO
 Distinguiendo los plazos de conservación de documentos.
 Estrategias para desarrollar un método eficaz de control de los préstamos.
SOPORTES ELECTRÓNICOS Y DIGITALES
 Qué es un archivo electrónico
 Digitalización de Documentos
 Sistemas de Gestión Documental en entornos
Internet/Intranet/Extranet
Requisitos para la Seguridad de Documentos.
INFORMACIÓN GENERAL:
Lugar y fecha:
03, 04 y 05 de Setiembre de 2013
6:00 p.m. a 9:00 p.m

LUGAR:
Auditorio “Quality Gardian”
Jr. Tomas Guido Nº 340- Piso 4
Altura de la cuadra 23 de la Av. Petit Thouars)
Lince

COSTOS:
Precio incluye IGV )
S/. 450.00 Nuevo Soles
Por cada 05 participantes se otorga
01 BECA GRATIS

INCLUYE:
- Certificado
- Carpeta de Trabajo
- Coffe Break
- CD con la informacion aplicada

INFORMES:
Telf.: 782-3120
RPM: #943027073
Celular: 985863184
E-mail: escueladeasesoria@yahoo.com.pe
iberoamericana01@yahoo.com.pe
www.escueladeasesoria.com